Où en est la BI et le reporting en 2012 ?


Cet article s’adresse à tous les gens qui œuvrent dans le domaine de la Business Intelligence (BI) ou à ceux qui produisent eux-mêmes des tableaux de bord, comme les gestionnaires en comptabilité, aux opérations, aux ventes, au marketing avec la collaboration ou non des gens de IT. Je me réfère ici à notre propre expérience sur le terrain et à un article de Mark A. Smith de Ventana Research avec la collaboration de Tony Cosentino sur leurs position sur la BI. Ils ont développés la Méthodologie de l’indice de la valeur, qui examine étroitement les produits de Business Intelligence (BI) en termes de facilité d’utilisation, d’adaptabilité, de simplicité et de fiabilité.

L’Évolution du reporting

Aujourd’hui, nous pouvons tous constater sans surprise que le tableau de bord est l’outil le plus répandu pour l’affichage de la BI. Les premières formes de tableaux de bord sont apparus dans les années 1980, et force de constater que les tableaux de bord d’aujourd’hui n’ont pas beaucoup plus d’intelligence qu’au paravent, malgré toutes ces années de supposés avancements. Bien sûr, les graphiques sont devenus meilleurs, et il est possible de faire du forage de donnée (drill down) plus facilement et d’en modifier la présentation aisément. Ce sont des avancements technologiques, mais le contenu et sa représentation n’ont malheureusement pas beaucoup évolués.

Ainsi, certains progrès ont été réalisés, mais la présentation de base d’un certain nombre de tableaux et graphiques ne s’est pas améliorée de manière significative et, pire encore, ni leur utilité. En regardant les choses en face, il s’agit d’une grosse erreur de simplement placer plusieurs thermomètres et cadrans côte à côte sur un écran et de supposer que les utilisateurs d’affaires sauront ce qu’ils veulent dire et ce qui est important pour eux. Nous ne pouvons pas et ne voulons pas supposer que les individus feront la bonne interprétation des données pour en tirer les conclusions qui s’imposent, mais les tableaux de bord et le reporting de gestion doivent absolument communiquer directement le message souhaité… sans équivoque.

La BI est-elle un échec?

Le bas niveau d’adoption du reporting et de la BI, qui comprend entre autre les tableaux de bord, est bien connu dans cette industrie, de même que les fortunes que certaines entreprises ont dépensées sur des logiciels de BI dans la dernière décennie. Il serait superficiel dedéclarer sur le fait que la technologie a échouée, nous devrions plutôt chercher les raisons qui l’ont freiné. Nous pourrions commencer par se demander si (1) les outils présentent la bonne information sous une forme utile pour les gens d’affaires et (2) d’avoir correctement configuré les outils qu’ils ont achetés ou (3) d’avoir tiré le maximum de ce que les outils peuvent maintenant faire, sans rester dans une forme de statu quo.

Un peu de discipline dans l’information qui peuple le tableau de bord pourrait aider, comme ne présenter que les KPI qui nécessitent une attention et déterminer quels sont ceux à utiliser pour l’analyse. Il est très important ici de mentionner que la comparaison de ce data doit toujours se faire en comparaison à des cibles (objectifs) afin d’en comprendre rapidement le plein sens et la pleine valeur. C’est ce que Kaplan et Norton ont développés comme approche dans les Balanced Scorecards; la gestion des écarts. Voir l’article: Si vous ne pouvez pas le mesurer, vous ne pourrez pas le gérer !

Excel et PowerPivot comme outil de BI

Si nous nous demandons pourquoi Microsoft PowerPivot est tellement populaire comme outil de business intelligence, à part du fait de son coût très abordable, la réponse est probablement aussi dans le grand bassin de gens sachant programmer dans Excel. Alors que beaucoup de gens n’aiment pas la nature statique de Microsoft Excel dans SharePoint ou celle des versions PDF sur des outils mobiles, ils le font par des annotations personnalisées et des commentaires pour fournir une meilleure compréhension que la plupart des tableaux de bord modernes peuvent le faire.

Il est aussi bon de rappeler que dans un contexte de gestion, l’information figée dans le temps, à un moment précis et récurrent, permet la mobilisation vers les mêmes données et les mêmes résultats. Dans ce contexte de gestion, Excel est redoutablement efficace. Par contre dans un contexte opérationnel, les données actualisées en temps réel (OLAP) permettent de répondre rapidement à une question précise. Par exemple dans la vérification de la liquidité ou de l’inventaire, les rapports des logiciels en place sont suffisants, soit directement dans le logiciel ou dans une représentation centralisée et disponible à tous.

Si nous nous attendons à ce que nos organisations cheminent au-delà des outils de productivité personnelle et que le travail soit fait dans un environnement en collaboration avec des tableaux de bord, des dashboard ou des scorecard, nous comprenons mieux comment l’intelligence d’affaires doit s’adapter à la façon dont les gens travaillent et fonctionnent et non l’inverse.

La promesse de la BI est toujours valide

Nous devons donner la priorité à l’information en la présentant comme des nouvelles, avec des gros titres et des sections. Ceci permet aux gestionnaires de déterminer rapidement l’information dont ils ont besoin pour prendre des décisions ou agir pro activement. Essayez de vous rappeler quand est la dernière fois où vous avez vu un tableau de bord contenir un tutorial, un onglet d’explication des tableaux, d’utilisation et d’interprétation des analyses?

Si nous voulons tirer les leçons du déploiement passé de business intelligence (BI), nous devons connaitre de quelles informations les utilisateurs ont vraiment besoin pour agir et pour prendre des décisions. Offrir seulement de plus en plus de jolis tableaux ne va pas aider.

 

Nous pouvons tous faire un bien meilleur travail pour répondre aux besoins des entreprises et vraiment accroître l’utilité de la BI et de l’Intelligence d’Affaires qui tient toujours à ce jour… la promesse d’offrir un impact considérable sur l’efficacité des organisations.

 

9 réflexions au sujet de « Où en est la BI et le reporting en 2012 ? »

  • Un tableau de bord n’est pas uniquement un outil de mesure de la performance. C’est avant tout un instrument d’aide à la décision et de maîtrise du risque, véritable clé de la mise en action sur le terrain de la stratégie d’entreprise. C’est dire qu’il doit être soigneusement conçu et réalisé avant d’être très largement déployé à toutes les strates de l’organisation. Le tableau de bord de pilotage bien conçu, « mesurer, anticiper, agir », joue un rôle aussi incontournable que salutaire en période d’incertitude. Depuis 1998, le site Nodesway est intégralement dédié à ce thème essentiel au management durable des organisations privés ou publiques.

  • En effet Elie, avant de créer de nouveaux rapports, il faut maitriser l’information dans ceux que l’on a déjà, Avant d’investir pour améliorer les rapports dans les logiciels, il peut-être bon de regarder pour un rapport centraliser de type BI. Tout dépend des KPI pilotés et leur emplacement dans les différentes bases de données.

  • En terme de B.I. il y a de la marge entre les données inexploitées (le degré 0) et les suites complète avec outils de reporting, OLAP et outil de datamining.

    Pour les PME en particulier, le chainon manquant résiderait déjà dans la bonne exploitation des rapports « pré-formatés » issus de leurs logiciels (ex. cité Act!) ou de services en ligne fournissant des rapports « métier ».

    Exemple : combien de services marketing connaissent déjà leur pyramide client et leur comportement RFM (Récence Fréquence Montant)? Pas beaucoup. Ca parait simple, mais avant d’implémenter une boîte à outils et de programmer les rapports qui donneront les informations demandées, il y a souvent un projet de plusieurs mois. Ce qui rebute bon nombre de PME.

    Bref, avant de vouloir courir, il faut apprendre à marcher !

  • Bon point Benoît. Pour répondre à votre point qu’il y a un BI grandes entreprises et celui de PME, en fait ce sont les même principes de BI et d’approche qualité qui s’appliquent dans les 2 cas.
    – Du côté des grandes entreprises il y a plus de data à traiter, plus de KPI, plus de passerelles d’exportation et plus de personnes à qui communiquer l’information, donc le choix du logiciel est important.
    – Du côté des PME le coût du logiciel haut de gamme est simplement impossible, même chose pour les passerelles où les extractions peuvent être aussi faites manuellement en guise d’économies. Vu le plus petit volume de data et d’utilisateurs, la simplicité et la robustesse sont les qualités recherchées….évidemment dans une enveloppe budgétaire plus réaliste.

    L’important est d’avoir:
    1- un rapport sur 1 page,
    2- diffusant une information uniforme à tous,
    3- comparant les résultats avec des OBJECTIFS

  • C’est sûr que pour les PME un CRM leur satisfait. Par contre pour les grandes entreprises, le BI est comme une nécessité au vu du nombre de données à traiter.
    Cela dit pour les PME je pense que c’est possible d’utiliser et de trouver un besoin pour le BI. Mais L’utilisation et la façon de faire doivent être spécifiques pour les PME.
    Je dirai donc qu’il y a un BI grandes entreprises et celui de PME

    Qu’en pensez-vous?

  • Personnellement, je n’utilise pas Excel et ne le propose pas à mes clients car il comporte beaucoup moins de fonctions essentielles qui peuvent générer des rapports automatiques dont celle des notes que les différents départements peuvent se servir donc aide beaucoup la communication (la plus grosse déficience au sein des entreprises), est beaucoup moins efficace et prend plus de temps la majorité du temps. Un CRM tel que ACT (celui que j’utilise) se paie dans le premier mois d’utilisation grâce au temps épargné et à la performance qu’il permet de générer cependant, je respecte votre opinion.

  • Merci Diane de votre commentaire. Il est vrai que le CRM est l’outil parfait pour la gestion et les opérations ventes. En soit le CRM gère les activités de ventes et la pondération des opportunités de ventes. Les activités sont résumées automatiquement, ce qui permet de sortir un rapport d’activités automatisé, ce qui est une économie de temps. La pondération des opportunités donne une image des ventes qui sont à venir, quand et combien. Comme dans l’approche MBT (Management by Tactics) c’est ce que l’on appelle l’INPUT.
    Si l’on veut y insérer les résultats, donc le chiffre d’affaires, il faut importer cette information du système comptable. Dans l’approche MBT c’est appeler le OUTPUT.
    Si l’on veut comparer ces chiffres d’activités, d’opportunités et de chiffres d’affaires réalisés face à des OBJECTIFS, il est donc nécessaire de mettre ces informations dans un outil central qui servira à diffuser la même information, à tous les intervenants. C’est ce qui s’appelle la BI, la Business Intelligence ou l’intelligence d’affaires, qui est l’expertise pour créer des rapports simple d’utilisation, robustes et facile à diffuser. Le tableau de bord de gestion est l’application qui permet de communiquer tous les résultats, comparés à des objectifs. La gestion des écarts facilite grandement la prise de décision et appel à l’action proactive.
    Il y a des logiciels très dispendieux pour faire cela, il ya la possibilité de programmer dans le CRM qui est une solution assez dispendieuse et complexe, et il y a aussi des solutions abordables qui sont programmées sur mesure en utilisant le moteur de calcul Excel 2010 avec PowerPivot.
    Je vous invite à regarder cette petite vidéo de 3 minutes d’un tableau de bord de gestion des ventes, à partir de 500 $.
    http://www.youtube.com/watch?v=fZts3tTPwsg&feature=player_embedded

    Je sais que ça semble venir d’une autre planète, mais ça marche et les résultats suivent immédiatement.
    Pourquoi l’utilisation de ces outils n’est pas plus généralisée. Suis-je dans le champ?
    Normand

  • En tant que Coach, Formatrice et Conférencière professionnelle spécialisée en Vente et Gestion des Ventes, j’utilise les rapports que l’on peut produire automatiquement du CRM ACT.
    J’encourage toujours tous mes clients à utiliser un CRM performant qui peut être utilisé par tous les départements de l’entreprise. Chaque employé de chacun des départements peut lire les informations inscrites par les autres départements pour s’aider dans toutes les situations auprès des clients. Un CRM utilisé à tous les jours par toutes les personnes concernées aide grandement à créer et gérer plus facilement et efficacement l’historique de l’entreprise. Un CRM est aussi un outil important lors de la vente d’une entreprise ou lors d’un départ d’employé particulièrement les vendeurs. Diane Lemieux

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