Les 4 meilleurs trucs au monde pour augmenter votre productivité


Avec la période de retour des vacances, il est parfois un peu difficile de reprendre son rythme habituel.  Comme « réchauffement », nous vous proposons un petit article avec des 4 trucs simples pour vous remettre dans le bain.

Truc #1: Les « TODO list »

to do list work hard concept illustration designFaire des listes et:

  • Classifiez selon une de ces méthodes:
    • Temporellement selon la méthode ABC: Les tâches à compléter aujourd’hui (A), cette semaine (B) et ce mois-ci (C)
    • Par importance selon la méthode 123 : (U) urgent, (1) important, 2 moyennement et (3) peu.  Vous pouvez également utiliser un code couleur.  Triez votre « TODO » liste quotidienne par ordre d’importance.
  • Écrire la tâche selon un format d’action tel verbe d’action/tâche POUR un but /projet et POUR une date.  Par exemple : Téléphoner à Jacques POUR finaliser le projet de tableau de bord POUR le 4 avril 2015.

Si vos tâches sont plus complexes et demandent une coordination entre plusieurs membres d’équipe, nous vous conseillons des outils de gestion de tâches par web tel Producteev (la version gratuite est fort utile).

Truc #2: La technique de la tomate (Pomodoro)

tomato kitchen clock timerC’est une technique de planification développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses. La méthode a pour principale idée que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle.

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

  1. Décider de la tâche à effectuer
  2. Régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes
  3. Travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne ou jusqu’à la fin de la tâche
  4. Prendre une courte pause (5 minutes)
  5. Tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes)

Cette technique nous apprend qu’il est difficile de rester longtemps concentrés sur une activité, que nous avons besoin de pauses fréquentes pour recharger nos batteries.

Compilez vos pomodori à chaque jours, e.g. par Excel, peu importe l’heure de début. Ce qui importe, c’est le nombre de pomodori requis pour compléter chaque tâche.

En vous donnant une vue d’ensemble des activités, cette technique permet l’amélioration continue – par exemple, comment faire une tâche en 4 pomodori plutôt que 5?

Truc #3: Organiser votre messagerie

Objectif : zéro courriel dans la boîte de réception

E-mail serviceEn moyenne les employés de bureau passent plus du quart de leur journée de travail à lire, gérer et répondre à des courriels.  Voici les recommandations pour être plus efficace avec la gestion des courriels:

a) Limitez la consultation quotidienne: Désactivez les alertes.

b) Classifiez vos messages selon un des quatre choix suivants:

  • Jeter
  • Conserver
  • Répondre – si moins de 2 minutes – faites-le tout de suite, sinon déposez dans un dossier <Action>
  • Garder pour suivi – déposez dans un dossier <En attente>, <Archives>, ou autres selon des règles automatiques de messageries.

c) Revoyez les dossiers <Action> et  <En attente> à chaque jour.

Truc #4 : Rédiger des courriels percutants

Email concepta) Composer vos courriels comme des tweets – de 50 à 75 caractères avec une première phrase comportant les informations essentielles

b) Soigner l’objet des courriels – soyez bref et affichez un objet informatif.  Par exemple:

  • < Programme : peux-tu stp corriger les fautes pour jeudi? >
  • < Demande d’aide : comment puis-je contacter M. Paul >
  • < Pour info : relevé des ateliers du congrès de décembre>
  • < Urgence : j’ai besoin de ton texte pour le site Web avant 16hres.>

c) Utiliser ces astuces:

  • Recommandez-vous de quelqu’un : < De la part de Christophe Deschamps>
  • Accentuez le côté négatif du message: <Problème avec le bilan financier>
  • Restez bref: un courriel avec un objet court a plus de chance d’être ouvert

Sur ce je vous souhaite une bonne rentrée!

Inspiré de Xavier Delengaigne – 101 Astuces pour mieux s’organiser

2 réflexions au sujet de « Les 4 meilleurs trucs au monde pour augmenter votre productivité »

  • Bonjour! Merci pour ces trucs! très utiles!

    En fait Outlook nous permet d’organiser les tâches selon 2 des méthodes mentionnées:
    – Par date, puis par ordre d’importance (Haute importance, Normal, et Faible importance)
    – Les tâches peuvent être placées juste à côté du calendrier

    Pour les courriels, nous avions eu une Coach d’efficacité il y a quelques années, qui nous avait donné des trucs très intéressants.

    1. Toujours ouvrir Outlook sur la page calendrier avec les tâches, afin de planifier notre journée nous-même, et ne pas laisser les autres (les courriels) la planifier pour nous

    2. En effet, important de désactiver les alertes visuelles ou sonores lorsque les courriels entrent, car si la tâche en cours se fait sur l’ordinateur, nous serons dérangés et irons voir le nouveau courriel (c’est gênant surtout lorsque le volume de courriels est important)

    3. Si le volume de courriels reçus par jour est important (exemple: 50-100 par jour comme moi), planifier une ou quelques périodes de 15-30 minutes par jour pour les traiter

    4. Lors de la prise des courriels, appliquer la technique OHIO (Onlu Handle It Once). Le principe est que nous perdons beaucoup de temps à relire des courriels qui demeurent dans la boîte courriel. Lorsque nous recevons du courrier, est-ce que nous ouvrons l’enveloppe pour lire quelques lignes, pour ensuite remettre la lettre dans l’enveloppe et la remettre dans la boîte aux lettres?

    5. Afin d’y parvenir, on doit appliquer à peu près ce qui était recommandé dans le truc 3: en Anglais, on dit les 4 T

    – Tackle it: effectuer l’action ou répondre si le temps le permet
    – Toss it: le classer une fois lu (ou le supprimer… mais moi je conserve tout en archive, ce qui me permet de conserver une trace)
    – Task it: l’ajouter dans la liste de tâches et identifier une date butoir et une importance. Pour la nommer, une variante, ajouter la durée devant (ex —> 02: Appeler Paul pour demander qu’il envoie son CV)
    – Time for it: si l’action prend plus de 15 minutes à effectuer, l’ajouter dans l’agenda afin de planifier du temps pour le faire

    6. L’objectif est que chaque fois que nous effectuons la lecture des courriels (point #3), nous puissions écouler le volume total (ou presque) des courriels dans la boîte de réception

    Bonne journée!
    ________________
    Jean-Nicolas Denis

  • Merci.
    C’est très bien.
    Puis-je distribuer à mes étudiants de MBA?

    Prosper,
    Prosper M. Bernard, MBA, PhD, CMC

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