7 Secrets pour la gestion plus efficace des courriels


Il y a un an, j’étais vraiment frustré par la quantité de temps que je passais à la réception et l’envoi de courriels. Je passais, en moyenne, trois heures par jour au traitement de ces emails et maintenant je traite environ le même volume d’e-mails en seulement 30 minutes par jour. Je l’ai fait grâce à différentes lectures sur le web des spécialistes de la gestion du temps et je veux partager avec vous les leçons apprises.

1. Vider votre boîte de réception quotidiennement
Chaque jour, après 30 minutes, ma boîte de réception va d’une moyenne de 75 emails à zéro. Voici la méthode que je pratique:

  • D’abord, je lis tous mes courriels et je supprime tous les messages indésirables. (Junk, Spam, etc)
  • Par le fais même, j’ai aussi supprimé « FYI » e-mails. Par exemple, si quelqu’un me fait savoir qu’un projet a été terminé, je ne réponds pas en disant « très bien » C’est une perte de temps. Moins vous envoyez de e-mails moins vous en recevrez.
  • À ce moment, je me retrouve avec environ 50% des courriels que j’avais à l’origine. En premier, je réponds aux e-mails qui me prendrons moins d’une minute chacun de répondre.
  • À ce point, je me retrouve avec 25% des courriels que j’avais originalement. J’envoie ces e-mails dans quatre dossiers différents: «Fin de la journée », « Fin de semaine », « Fin de mois» et «besoin plus tard». J’écris sur ma liste de choses à faire toutes les choses que je dois faire ce jour-là. Je fais le traitement des « fin de la semaine » dossier tous les vendredis et mon « Fin de mois » dossier tous les 30 du mois. Les  » besoin plus tard» contiennent des informations ou documents dont j’aurai besoin à un moment donné pour certains de mes projets.

30 minutes pour 75 e-mails! Je me retrouve habituellement avec seulement deux ou trois choses de plus sur ma liste de choses à faire de ce jour. >>

2. Établissez un temps limite
Mon délai de traitement pour les emails est de 45 minutes. Cela me pousse à très bien mettre la priorité sur les bonnes choses. Si quelque chose n’est pas une priorité, je peux le faire à la fin de la semaine ou la fin du mois. Regrouper les tâches et leur traitement par lots est beaucoup plus efficace que de les faire au fil et à mesure qu’elles arrivent.

3. Utilisez aussi peu de mots que vous pouvez
Je crois que 95% des e-mails peuvent être écrits en moins de deux phrases. Allez droit au but. Parfois, j’écris mes mails dans la ligne d’objet et de laisser le reste de la case vide. Cela m’oblige à utiliser aussi peu de mots que possible. Par contre avec nos clients et prospects je recommande une netiquette et un discour professionnel d’affaires. Voir l’article de Alexandra Hamel dans la Presse du 12 avril: La Netiquette, vous connaissez?

4. Occupez vous de vos courriels une fois par jour
Certaines personnes ont vraiment besoin de vérifier leurs e-mails tout le temps, mais la plupart d’entre nous n’en ont pas besoin. Nous aimons le faire parce que nous ne voulons rien manquer, mais en traitant le courrier électronique toutes les heures, nous ne pouvons pas effectuer un volume réel de travail. Votre travail en tant que gestionnaire est de passer autant de temps que vous pouvez à exécuter les tâches les plus génératrices de revenus pour votre entreprise. En général, la gestion du courrier électronique, n’est pas l’un d’eux.

5. Désactiver les alertes
Vous ne voulez pas être distrait par des alertes vous indiquant que vous avez du courrier.

6. Ne pas télécharger vos courriels automatiquement
À chaque fois que j’ai besoin de vérifier un courriel que j’ai envoyé ou un que j’ai reçu, les nouveaux emails ne sont pas téléchargés automatiquement. De cette façon, je peux vérifier mes nouveaux messages qu’au moment dédié à ma gestion de courriels.

7. Utilisez CC et CCI à votre avantage
Dans mon entreprise, quand un client me demande de faire quelque chose, je pourrais répondre en disant: «Bien sûr, nous nous occuperons de cela  » et rédiger un autre e-mail à mon personnel et leur demander de le faire. Ce que je fais à la place est de mettre mon personnel en CC ou en CCI dans le courriel que j’envoie à mon client. Ils savent que lorsqu’ils reçoivent un e-mail comme ça de moi, ils doivent en prendre soin et de me faire savoir quand ce sera fait.

Remarque:

Mettre « Répondre à tous » continuellement, ou mettre CC ou CCI sur tous les courriels est une perte de temps pour soi et un encombrement pour les autres. Ceci cache généralement un employé qui cherche à prouver qu’il travaille, ou qui cherche à se protéger de tout en pouvant dire « Comment ça tu n’est pas au courant! »

Et comme plusieurs se plaisent à nous le rappels continuellement

Pensez à notre très chère planète avant d’imprimer ce courriel.

30 réflexions au sujet de « 7 Secrets pour la gestion plus efficace des courriels »

  • Bonjour Normand,

    J’ai trouvé votre article via une recherche dans Google.

    Je suis bien d’accord avec vous, du moins sur plusieurs points. Je crains malheureusement que la problématique de la lourdeur de la gestion des courriels ne se soit pas résolue depuis 3 ans!

    J’ai aussi moi-même développé quelques trucs par rapport à la gestion des courriels, que j’ai partagé ici :
    http://felixarseneau.wordpress.com/category/internet/courriel/

    Je vous invite cordialement à les consulter et à les commenter.

    Au plaisir,
    Félix Arseneau
    http://influide.ca

  • Philippe, merci pour votre commentaire.
    Je suis bien en accord avec l’approche du 48hrs. C’est une très bonne approche pour projeter une image professionnelle et proactive. En fait cela remonte dans la fin des années ’90, ça s’appelait le Silicone Valley Standard, où les entreprises en hautes technologies demandaient un retour de communication en 6 heures!!! Aujourd’hui avec la quantité de courriels, de communiqués de toutes sortes et de SPAM, 6 heures seraient maintenant impossibles. C’est pourquoi un accusé de réception automatisé est souvent en fonction, afin de donner une perception de traitement, même si rien n’est fait après.

    Le seul fait de se fixer des objectifs, est la meilleure manière de les rencontrer.
    Comme nous disons souvent, si vous ne visez rien en particulier, c’est à peu près ce que vous risquez d’atteindre!
    C’est comme prendre l’ascenseur sans destination!
    Normand

  • Je trouve tout ces trucs très bien. Certains que je faisaient déjà, mais d’autres qui me donnent des idées, merci!

    Cependant je considère qu’il y a une faille très importante dans le système des 4 dossiers. C’est un point de vue que mon mentor a partager avec moi un jour et je suis entièrement d’accord avec lui.
    Dans le monde actuel si une personne X ne retourne pas mon appel/email dans une période de 48 heures ouvrables c’est qu’elle n’est pas sérieuse.
    J’imagine que l’auteur ne prend pas en compte les situations de « premier contact » alors bien sûr je crois qu’il faut faire la part des choses. Dans mon casmes amis attendent après mes réponses ainsi que mes collaborateurs que je connais depuis longtemps, ils n’attendent pas beaucoup par contre, avec eux c’est 72 heures maximum.
    Pour le reste j’applique rigoureusement la règle du 48 heures, cette façon de faire ne me donne que des avantages, les choses se rêglent rapidement, ma réputation en tant qu’entrepreneur sérieux, efficace et appliqué grossit à chaque fois etc.
    Aussi, je crois que la propreté et la justesse dans l’écriture est de la plus haute importance, comment puis-je prendre quelqu’un au sérieux si il utilise un vocabulaire de « chat », ne fais pas attention aux fautes et garde son email tellement court que j’ai plus de questions après l’avoir lu que avant…
    Bon article, merci Normand!
    Philippe

  • j’utilise Google APPS pour la gestion de nos email
    mais j’avoue que on pourrais encore mieux configurer certaine règle de message.
    Jean-Francois Labrosse , Président JFL Média Formation

  • Non ce n’est pas de la frustration, mais je ne fait pas seulement rapporter les points des autres, j’essaie d’y apporter mon expérience, un genre de « Best of »

  • Oui en effet, c’est bien de cela dont je parle. Je vois que le principe de base est le même mais avec une exécution différente. Je me demandais donc si vous aviez développé cette façon de faire suite à des frustrations avec la méthodologie de GTD.
    Bref, merci pour la réponse :)

  • Vous voulez parler de Getting Things Done (GTD) ou l’art d’être efficace. Je connais, mais ce n’est pas de là que l’information vient, elle vient d’un amencellement de recherche et d’expérience. Mais plus vous en parlez, c’est totalement en accord avec la méthode Getting Things Done (GTD) .
    Personnellement j’aime bien le slogan de Nike, « Just do it », ça semble suivre le code génétique, on était fait pour le faire, il ne reste qu’à le faire.
    Bon point David, Normand

  • Juste par curiosité, est-ce que cette méthode est dérivé de la « métho » GTD ?
    David Paquet, Social Media Consultant & SEM at w.illi.am/

  • Merci Normand,
    L’idée de classifier les courriels en 4 m’aidera beaucoup. C’est vraiement les courriels qui n’a pas besoin d’une réponse immédiate qui cause trop d’items dans mon inbox.
    Doug Noftall, Président, Skyline Montréal

  • Bonjour,
    Merci pour votre billet. Les cinq minutes que j’ai prises pour le lire vont me faire sauver bien du temps!
    Geneviève Bérard
    Coordonnatrice, La Tête Chercheuse

  • Très bon billet Normand,

    cette approche « fin de… » est vraiment simple et me semble redoutablement efficace. Je vais l’appliquer dès aujourd’hui! (J’en ai besoin!!!)

    @Sylvie: « Pire sont les personnes qui choisissent de répondre à tous pour avoir des témoins lors d’un pépin dans un dossier. » … Il y en a donc partout de ces insécures pathologiques??? :-)

    Je reste accroché à votre blogue!

    Benoît

  • Excellent article , en effet les courriels parfois nous envahissent !
    Un petit truc pour les propriétaire de Blackberry (BB), sur le site internet de votre opérateur de cellulaire, section profils Blackberry, fabriquez-vous un filtre « haute priorité » si un message arrivent dans votre boîte de courriel avec « Importance haute » il sera automatiquement transmis à votre BB .
    Avertissez vos contacts que s’ils désirent vous rejoindre rapidement d’utiliser cette stratégie.
    Désactivez ensuite l’option de relayer vos courriel ordinaires dans le profils de BB.
    Ensuite séparez votre adresse personnelle et professionnelle la aussi gain immédiat !

  • Excellent article , en effet les courriels parfois nous envahissent !
    Un petit truc pour les propriétaire de Blackberry (BB), sur le site internet de votre opérateur de cellulaire, section profils Blackberry, fabriquez-vous un filtre « haute priorité » si un message arrivent dans votre boîte de courriel avec « Importance haute » il sera automatiquement transmis à votre BB .
    Avertissez vos contacts que s’ils désirent vous rejoindre rapidement d’utiliser cette stratégie.
    Désactivez ensuite l’option de relayer vos courriel ordinaires dans le profils de BB.
    Ensuite séparez votre adresse personnelle et professionnelle la aussi gain immédiat !

  • Bonjour,
    Très intéressant, en effet. J’ai moi-même une méthode de classement par dossier qui me permet de retrouver les échanges par client et/ou sujet. Ainsi, moins de perte de temps par la suite !

    Je conserve dans ma boîte de réception uniquement les courriels qui devraient recevoir un suivi, elle me sert donc de « to do » list. Et je me mets souvent en cc caché, pour conserver un dossier complet.

    Par contre, la nature de mon travail fait en sorte que je dois suivre attentivement mes courriels – demandes clients, approbations pour des membres de l’équipe, alertes de nouvelles, etc. Mon « Crackberry » me permet de maximiser mon temps, et de suivre tout en étant en déplacement.

    Merci de m’avoir donné matière à réflexion !

    Mylène Forget
    Massy-Forget relations publiques

  • Merci de ton commentaire Sylvie,
    En effet, le e-mail est un couteau à 2 tranchants, un outil de communication extraordinaire à coût très bas et un outil qui peut entraîner un perte de temps colossale, vu le volume d’envoi.
    Mais si l’on se rappel le temps des interurbains téléphoniques coûteux, des fax, et même des télex….. il est plus facile de nos jours d’offrir un service exceptionnel et une présence accrue. Le tout reste de se démarquer!
    Félicitation pour ton livre, je sais que c’est un sujet qui te passionne…la Présence.

  • Bon point Normand… avec la Présence, il faut gérer son temps là où ça compte et les courriels peuvent être très distrayants et nous éloigner de nos clients. Merci de nous donner des trucs pour améliorer notre Présence tout en améliorant aussi nos communications multiplateformes.

    Sylvie

  • Merci Normand pour tes bons conseils.
    J’utilisais déjà la technique décrire seulement dans la partie objet lorsque possible et je dois avouer que j’y sauve un temps fou!
    Pour ton conseil de regrouper les emails par catégorie (journée, semaine, mois…)
    j’aime beaucoup cette idée et je la mettrai en application dès demain.
    À bientôt.

  • Merci très intéressant… Vrai qu’on y passe trop de temps.
    Comme preuve: je viens tout juste d’arrêter mon travail pour lire votre article suite à un courriel reçu!
    On ne s’en rend même pas compte et hop, 5 minutes sont passées…

  • Merci de ton commentaire Sylvie,
    Une fois dans un emploi précédent, le président, pour monter un dossier contre un employé, m’a demander de lui faire parvenir les description des problèmes par e-mails. Il transférait le dit e-mail à la personne concernée, avec un reproche, sans éfacer le bas du e-mail. J’apparaissait donc comme le délateur. Après je me suis demandé qui exactement il voulait piéger….
    La confidentialité, ça existe!

  • @ Normand. Ta méthode «entonnoir» est intelligente et facile à suivre. Voilà un bel exemple que je m’empresserai d’appliquer. Je suis tout à fait d’accord avec toi : il y a trop de gens qui choisissent «répondre à tous», CC et CCI pour des messages qui ne nous concernent pas. Pire sont les personnes qui choisissent de répondre à tous pour avoir des témoins lors d’un pépin dans un dossier. Souvent ces messages sont loins d’être amicaux…

  • Merci des bon points que vous apportez Christine.
    Au sujet de l’archivage, c’est vrai que avec la quantité, ça deviens un problème. Tout dépend du logiciel de gestion des courriels que vous avez, GMail est spécialement bien construit à se niveau car la réponse du e-mail est jumelée avec le e-mail original. Dans Outlook, je préfère l’archivage chronologique et j’ai plein de dossier de réception.
    Rendu là il se donne des cours de Outlook et c’est là que l’on réalise que l’on se sert à peine de 5 à 15% du potentiel du logiciel.

  • Merci Normand, dès demain, je vais intégrer certains de tes trucs à ma façon de gérer mes courriels.
    En ce qui concerne les messages très courts : j’ai remarqué que certaines personnes trouvent ce type de messages très secs et pas toujours très clairs, alors je fais attention à mettre un mimimum de forumles de politesse et un minium d’explications afin d’eviter les problèmes d’interprétation et de communication. De toute façon, avec les téléphones intelligents, plus question de longs courriels à plus finir.
    En ce qui concerne les messages en CC, on a souvent pas le choix de les utiliser car ils sont effectivement des éléments de preuve et de contrôle, mais il y a des limites… Il y a des fois où je ne comprends pas pourquoi je suis en CC ! Cela apporte donc plus de confusion que d’autres choses : on se demande qu’est-ce que l’on attend de nous !.
    Aussi, je me demandais quels sont vos trucs pour l’archivage de messages ? Je n’ai jamais le temps de me créer un système efficace et je me ramasse avec des milliers de messages dans ma boîte de réception.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée.