10 raisons pourquoi vos employés n’utiliseront pas votre solution de Business Intelligence (BI)*


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Une solution BI utilisable?

Selon une étude de Gartner, plus de la moitié de l’ensemble des projets de Business Intelligence (BI) et de Data Warehouse échouent.

Même les projets qui semblent réussir, finalement échouent ou cessent d’être utilisés à bon escient. L’adoption par les employés est le critère de réussite de tout projet BI. Si vos employés l’utilisent et obtiennent une valeur à l’utiliser, vous aurez réussi. Toutefois, s’ils cessent d’utiliser votre brillant nouveau système et reviennent à nouveau à l’utilisation de feuilles de calcul Excel, alors vous aurez un réel problème.

De nos jours, une information fiable est d’autant plus importante que jamais. Les gestionnaires ont besoin de prendre des décisions éclairées, rapides pour aider l’entreprise à rester en tête du peloton. Du moment que vos gestionnaires perdent accès à la bonne information, et sa mise à jour, l’ensemble de votre entreprise est en danger.

Il devient donc critique de s’assurer que vos employés continuent à utiliser votre solution BI. Alors, pourquoi un si grand nombre de solutions de BI échouent?

*Adapté de l’article de Ian Nicholson-2012,Channel Sales Director,  BIReady Australia

1 – Le projet est retardé ou est allé au-dessus de la date limite ou du budget

Le problème avec la plupart des projets BI, c’est qu’ils démarrent en tant que projet-type de développement de logiciel avec son cycle de vie. Et c’est la première erreur. Demander aux utilisateurs ce qu’ils désirent à partir d’une solution de reporting se heurte à des problèmes. La plupart des utilisateurs ne savent pas ce qu’ils veulent, ou ne peuvent pas exprimer leurs besoins à l’informatique. C’est seulement lorsqu’ils voient un type de rapport qu’ils peuvent s’engager pleinement dans une conversation intelligente sur leurs véritables besoins. Le hic, c’est que vous avez à construire quelque chose d’abord! Les approches traditionnelles tentent de résoudre le problème en une seule fois, ce qui ne peut tout simplement pas fonctionner lorsque vos utilisateurs ne savent pas ce qu’ils veulent. Et en un rien de temps, vous vous noyez dans les demandes de changement, refontes et réécriture – et le projet va dépasser en temps et / ou en budget (généralement les deux).

Solution: Adoptez une approche Agile. Commencez avec une exigence de haut niveau, un prototype et réitérez rapidement. À long terme, vous économiserez beaucoup plus de temps (en ne gaspillant pas sur l’écriture des spécifications des utilisateurs qui vont être mauvaises de toute façon). De plus vos techniciens et votre entreprise atteindront une compréhension commune de la tâche à accomplir, leur permettant de travailler de façon beaucoup plus cohérente.

2 – Les chiffres ne sont pas fiables

Si vos rapports montrent des chiffres différents, sans que vos utlisateurs ne comprennes pourquoi, vous avez soit des problèmes de données ou une surabondance de rapports. Peu importe la source du problème, il n’y a pas une version unique de la vérité sur laquelle vos utilisateurs peuvent compter. Si vos rapports sont « pompés » directement de vos sources de données mais que vos données n’ont pas été correctement nettoyées, les différences dans les rapports peuvent amener vos employés à ne pas les utiliser.  Si vous avez des douzaines et des douzaines de rapports dont vos utilisateurs ne sont pas à l’aise à utliser, ils ne prendront pas actions basé sur ces rapports.

Solution: Regardez l’élaboration d’un data-mart ou entrepôt de données. Créer un environnement où personne ne fait confiance à un rapport à moins qu’il ne provienne de l’entrepôt de données. En créant un entrepôt de données structuré et bien ordonné, vous ouvrez également la voie à un véritable libre-service. Pour éliminer la surabondance de rapports,utilisez un système de tableaux de bord dites ADEPT.

3 – Les rapports prennent trop de temps à sortir

Pas d'effort requis!

Pas d’effort requis!

Si un employé doit attendre des heures pour exécuter un rapport à chaque fois qu’il veut faire une requête ad-hoc, ils finiront par cesser d’utiliser le rapport – et ce n’est pas bon pour les affaires. Les utilisateurs exigent des systèmes d’information bien architecturé qui fournissent des réponses en quelques secondes, pas en heures. Si vous « reportez » directement d’un système source, alors vous avez une incidence sur la vitesse de production de vos rapports.

Solution: Obtenez une solution qui peut planifier la génération des rapports en dehors des heures de travail, ou construisez un entrepôt de données séparé pour l’exécution de rapports qui n’aura aucune incidence pour  les autres utilisateurs.  Quotient péconnise même un accès aux tableaux sans aucun effort.

4 – Les exigences ont changées depuis le début du projet

Souvent, les délais de livraison des projets BI prennent tellement de temps que l’herbe pousse littéralement sous vos pieds. Au moment où le projet est terminé, les affaires ont évoluées et les besoins ont changés.

Solution: Visez des cycles de livraison plus courts – n’essayez pas de livrer tout à la fois. Utiliser une approche qui est adaptable – et embrasse même – le changement. Il est ainsi prouvé que le changement va se produire.

5 – Le monde a changé depuis la livraison du projet

Les projets de Business Intelligence sont un voyage, pas une destination. Les temps changent, le monde change, et donc vos exigences en matière de rapports changent. Tout comme votre entreprise doit s’adapter et changer, il en va de votre solution de BI. C’est un fait de la vie. Si vous ne pouvez pas embrasser le changement, votre solution de BI va rapidement devenir périmée – et vos utilisateurs vont cesser de l’utiliser.

Solution: Construisez une solution bien architecturée qui est ouverte et adaptable. Utilisez des outils modernes pour aider à construire votre entrepôt de données rapidement pour faciliter les changements rapides.

6 – La formation est insuffisante

Est-ce que vos employés ont reçu la formation appropriée afin de bien utiliser votre solution de Business Intelligence? Dans un monde idéal, un bon système de BI sera simple et intuitif à utiliser – et plusieurs le sont – mais si votre solution est trop complexe, peut-être qu’il n’est pas bien d’assumer que les employés vont l’utiliser.

Le iPhone des systèmes BI™

Le iPhone des systèmes BI™

Solution: Assurez-vous que vos manuels de formation et que la documentation sont à jour. Donnez à quelqu’un la responsabilité de la formation pour les nouveaux utilisateurs et sur la façon d’obtenir le meilleur de votre système de BI.  Quotient favorise la simplicité, nous préférrons offrir « le Iphone des systèmes BI« ™ afin de minimiser le besoin de formation. Nous croyons que vos employés les plus manuels devraient adorer utiliser votre système BI (si est le besoin).

7 – La livraison n’a pas répondu aux attentes des utilisateurs
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Il y a un certain décalage entre les utilisateurs et l’informatique. Une compréhension commune n’a pas été atteinte. TI est allé de l’avant et a construit quelque chose que les utilisateurs ne veulent pas, ou ne veulent plus. Les utilisateurs ont été contraints d’accepter un cahier des charges qu’ils n’ont pas compris ou mal interprétés afin de démarrer le projet.

Solution: Un prototype aurait résolu beaucoup de maux de tête, et instruit TI tout au long du cheminement. Une compréhension commune aurait été atteinte et TI aurait livré exactement ce que l’entreprise voulait.  Nous vous conseillons d’aller avec un fournisseur, référé par des clients qui vous ressemblent, qui a une solution d’utilisation courante dans votre sphère d’industrie ou de gestion.

8 – Votre solution BI n’est pas accessible à tous

Peut-être que vos employés n’utilisent pas votre solution BI, car ils ne peuvent pas y avoir accès? Il se pourrait qu’un nombre insuffisant de licences utilisateurs ait été acheté ou que des licences d’utilisateurs simultanés soient en cours d’utilisation alors qu’une licence par utilisateur aurait peut-être été plus appropriée?

Solution: Vérifiez vos licences de logiciels. Assurez-vous que les utilisateurs fréquents ont un accès disponibles via des licences d’utilisateur dédiée et réservez les licences simultanées pour les utilisateurs moins exigeants.

Accès à tous

Accès à tous

9 – Rapports trop statiques – pas de reporting en libre-service.

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Découpage de données

Modernes, les utilisateurs férus de technologie exigent des solutions technologiques modernes. Si votre solution de reporting ne fournit pas de méthodes à jour d’extraction et de visualisation d’information, vous courez le risque de pousser les utilisateurs dans un cul-de-sac d’information. Une solution BI moderne permet aux utilisateurs de choisir les informations qu’ils veulent dans un rapport et de décider comment il doit être filtré, trié et cartographié. Dans un navigateur web aussi!

Solution: Choisir une solution de Business Intelligence puissante et moderne qui permet de créer une couche sémantique que les utilisateurs peuvent utiliser pour créer leurs propres rapports ou tableaux, en libre-service et les partager avec leurs collègues.

10 – Les utilisateurs n’abandonneront tout simplement pas Excel ou tout ce qu’ils utilisent

Peu importe la façon étonnante de votre solution BI, il y a toujours ceux qui refusent de lâcher le statu quo. Certains peuvent vous faire croire que leur tableur Excel fournit beaucoup mieux l’information que votre nouveau tableau de bord de l’entreprise. Le fait est que vous avez des silos d’information qui résident dans ces solutions et qui pourraient littéralement mettre votre entreprise à risque. Les utilisateurs qui refusent obstinément d’adopter le système BI peuvent devenir un véritable casse-tête, et semer le doute dans la tête des autres utilisateurs.

Solution: Impliquez les utilisateurs rebelles dès le début. Donnez-leur la responsabilité de contribuer à la solution BI et vous verrez qu’ils ne seront pas seulement des utilisateurs, mais également des évangélistes.

Si tout ce qui précède ressemble à votre situation actuelle, alors j’espère que les solutions proposées sauront contribuer à donner une orientation à la résolution des problèmes. Et un seul outil BI comble répond à toutes ses raisons : le Grabb !

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